 |
RMOS Otel Otomasyonu rakiplerinin aksine komple bir otomasyon sistemidir. Satın aldığınız paketin içinde; Front Office, Back Office, POS ve Telefon interface'i standart olarak bulunur. Bu sayede otelinizde konaklayan misafirlerinizin tüm harcamalarını on-line olarak izleyebilirsiniz.
RMOS Otel Otomasyonu iki ana bölümden oluşmaktadır.
- Front Office (Ön Büro)
- Back Office (Arka Büro)
1- Front Office (Ön Büro)
a- Rezervasyon
b- Resepsiyon
c- Önkasa
d-Telefon Interface'i
e- House Keeping
bölümlerinden oluşur.
a- Rezervasyon
İşletmelerin en önemli kısımlarından birisi olan Satış Pazarlama ve Rezervasyon modülü, çalışma olarak her zaman güncel bilgiye sahip, akıcı, hızlı, doğru bilgiye ulaşması gereken bir birimdir. RMOS Rezervasyon modülü ile bu bölüme ait işlemlerin en kısa sürede ve en doğru şekilde yapılması düşünülerek yazılmış bir modüldür, işletmelere özgü parametrik ve düzenleme esnekliğine sahip bir yapıda olması en büyük tercih sebebi olmuştur.
Tüm acentalar ile ilgili kodlama, fiyat bilgileri gibi yapmış oldukları tüm anlaşma şekillerine göre alternatifli fiyat giriş imkanı sağlamaktadır. Bu modül ile acenta doluluk raporları, acenta performansı, gerçekleşen ve ileriye dönük rezervasyonlara göre acenta gelirlerini görebilme imkanı sağlamaktadır. Temel amaç ileriye dönük bütçe çalışmalarına ışık tutmaktır.
Rezervasyon giriş kolaylığı, rezervasyon esnasında alternatifli fiyat tablosu seçenekleri, parametreye bağlı Voucher Kontrol, Aksiyon Uygulama, Bonus, Early Booking Rezervasyona özel fiyat verilmesi, tek tuşla tüm rezervasyonlara ulaşma, kontrol, düzeltme imkanı ( yetkiye bağlı olarak ) Vip, Complimentery müşteriler için rezervasyon esnasında belirlenen VIP kodlarına göre ikram bilgilerinin Önbüro'ya geçilebilmesini sağlar.
Rezervasyon giriş işlemi sonunda girilen rezervasyona ait toplam ve detay konaklama bedelinin ekrandan alınabilmesini sağlar.
Tüm rapor seçeneklerinde her türlü işletme yapısına uygun Windows özellikleri kullanılarak istenilen detaylarda rapor alma imkanı ve bu raporları grafik ortamında takip edilmesi gibi çok seçenekli raporlama hizmeti sunmaktadır.
Gelen müşterilerin etiketlenerek çıkışlarında History'de tutulması, geliş bilgilerinin girilerek birden fazla gelen müşterilere özel VIP kodlarına bağlı ikramların yapılması, işletmelerde müşterilerin odalarda doldurduğu anketlerin bilgisayar ortamında işlenerek istatistik bilgilere ulaşma ve genel işletme ve departman analizlerinin yapılmasını sağlar.
Bu modül ile yıllık-aylık-günlük acenta, oda, pansiyon, oda konumlarına göre özet ve detay grafik destekli rapor alma seçenekleri sunar.
Otel yerleşim planını bilgisayar ortamında hazırlayabilir, böylece tüm tesisi tek ekran üzerinden görebilirsiniz.
b- Resepsiyon
Müşteri işlemlerinin yapıldığı kısım olan Resepsiyon, hızlı ve kesintisiz hizmet vermek zorunda olan bir departmandır. RMOS resepsiyon modülü hızlı, güvenli, kolay kullanılabilme özellikleri göz önünde bulundurularak geliştirilmiş bir yazılımdır.
Kullanımdaki kolaylık ve tek ekrandan tüm işlemleri görebilme ve yapabilme en büyük özelliklerinden birisidir.
Girilen rezervasyonların Blokajlı ve Blokajsız tek ekran üzerinden görülebilmesi sayesinde ( rezervasyonlu, grup, walk-in, münferit ) tek tuşla Check-in işlemi yapılır. Blokaj iptal ve yeni oda numarasının check-in işlemi esnasında verilebilmesi, giriş ekranıý üzerinden direkt müşteri özel bilgilerinin giriş imkanı sağlar.
Tek ekran üzerinde konaklamaya ait tüm tutarın kontrol edilebilmesi, alternatiflere göre müşteri aramaları. günlük oda durum, Blokaj ve iptaller, günlük kurların girilmesi, oda arızalarının girilerek, teknik Servis ve housekeeping' e bilgisayar ortamından direk bilgi akışı ve arızalı odanın durumuna göre satışa kapatılması gibi işlemler tek ekran üzerinden yapılmasını sağlar.
Modül üzerinde bulunan oda rack ile tüm işlemleri yapabilirsiniz. Oda RACK'i ile; tüm odaların tek ekranda, belirlenen renklere göre, dolu, boş, arızalı, çıkış yapacaklar, giriş yapacak, mesaj olan odalar şeklinde ekranda görülmesini sağlar. Ayrıca Rack ekranı üzerinden müşteri girişi, Müşteri çıkışı, Oda hesaplarına bakma.
Kalış süresi uzatma ve kısaltma, müşteri detay bilgilerinin düzenlenmesi de yapılır. Müşteriye özel hizmetler, mesajların girilmesi, doğum günü olan odaların renk değişimi yoluyla ekrandan ve rapor olarak takibinin yapılması gibi bir çok alternatife sahip esnek, parametreye bağlı değişiklikler yapılabilen bir yazılımdır.
Müşteri detay bilgileri bölümünde konaklayan müşterilerin tüm bilgilerine ( oda no. ada göre, soyada göre, acenta, giriş tarihi, çıkış tarihi, konuma göre, kur kodu, uzatma, proforma, pansiyon, grup) ulaşılır.
Teknik servis oda arıza girişi ile, arızalı odaların listesi, satışa kapatılması, arızalı odaların rack ekranı üzerinde görülmesini sağlar. Bu modül ile yıllık arıza istatistiklerini çıkartmak mümkündür.
Müşteri harcamaları ve çıkışlarında hesapların tutulduğu kısım olan Ön kasa bölümü işletme yapılarına göre bazen resepsiyon ile birlikte bazen ise ayrı bölüm olarak çalışmaktadır. RMOS Ön Kasa modülü her iki yapıya da uygun pratik, kullanımı kolay bir yazılımdır. Geniş raporlama seçenekleri ile kontrol maksimum düzeydedir. Kullanıcılar belirlenen yetkilerine göre bu bölüm içerisindeki kısımlara girebilirler.
Döviz işlemleri ile günlük girilen kurlar ile müşteri dövizlerinin bozulması ve bu işlemlere ait detay ve toplam bazlı tüm raporların alınması, yetkiye bağlı iptal seçenekleri ile kullanıcı kontrolü sağlar,
Çek Girişleri ve Departman raporları; Kullanılan Pos Sisteminin ( Satış Noktası ) haricinde müşterilerin direkt Önkasa'dan manuel çek girişinin yapılmasını sağlar. Satış Noktalarından girilen çekler ve manuel girilen çeklere ait tüm departmanların istenilen detay seçeneklerine göre raporlarının alınması, tüm otel gelirlerinin istenilen detaylarda rapor oluşumunun yapılarak çekilmesini sağlar.
c- Önkasa
Müşteri Çıkışları ve Folyo işlemleri ile içerideki müşteriler ve ayrılmış olan tüm müşterilere ait tüm folyo bilgilerine ulaşılmasını sağlar.
Oda ve ekstra olarak tek oda bazlı detaylı hesap kontrolü, Folyo birleştirme ve folyo içerisinden belli harcamaları ayrı folyolara aktarma, bir odaya birden fazla folyo açabilmesini sağlar. Tek ekranda o güne ait ayrılacak tüm müşteriler görünür, grup odalarının tek tuşla çıkışının yapılabilmesi ve acenta hesaplarına aktarımının entegre yapılması sağlar, tahsilat şekline göre müşteri çıkışı ve raporlamayı gerçekleştirir.
Faturalama ve cari Hesaplara aktarım; Müşteri çıkışı ile rezervasyon esnasında belirlenen ödeme şekillerine göre extra fatura kesilmesi, Acenta müşterileri için işletmenin belirlediği şekilde folyo detayları ile faturalama, özet faturalama, Proforma Faturalama ve özel fatura dizaynı ile alternatifli fatura seçenekleri sağlar. Entegre mantığı ile daha önceden belirlenen cari kodlara müşteri çıkışı yapıldığı anda belirtilen cari koda kesilen fatura otomatik olarak aktarılır.
Kasiyer işlemleri ; Günlük kasa işlemleri için kasa açılışı ve avansın girilmesi, günlük Ön kasadan yapılan harici ödeme ( Tediye ) hareketlerinin girilmesi , Müşteri çıkışı ile yapılan extra tahsilatlar entegre kasaya akarak gelir kaydı yapar.
Günlük bozulan döviz hareketleri entegre kasaya borç kaydeder, Shift devirlerinde ara balans alınması, Ana Kasaya devirde günlük tahsilatların döküm olarak alınması ve devrinin yapılabilmesi, Çalışılan Pos sistemine göre kart tanımlanması, kredi açılması, Yetkiye bağlı kullanıcı kod kontrollü iptal ve raporlama seçenekleri sunar.
Kişi istatistik bilgileri; işletme içerisinde yapılan tüm gelir hareketlerini, istenilen döviz cinsinden ve belirlenen özel kurdan, işletmede konaklayan kişi sayıları ile istenilen gelir gruplarına göre kişi başı gelir kayıtlarına ulaşma ve raporlama, word ve excel'e data aktarımı sağlar.
Tüm amacı işletmenin çalışma şekline göre nakit akışın sağlandığı diğer bir nokta olan Ön Kasa hizmetlerinin hızlı, hatasız, detay ve özet raporlama, kullanıcı yetkisine göre işlem yapabilme, entegre mantığı ile akışın hızlanarak kırtasiyenin ortadan kalkması, oto kontrol sistemini maksimum düzeyde entegre ile kurulması en önemli özellikleridir.
d- Telefon Interface'i
RMOS Front Office modülü ile tam entegre çalışan Telefon Interface'i Odalardaki telefon görüşmelerini otomatik olarak oda veya müşteri folyolarına işler.
Kullandığınız santralin desteklemesi halinde mini bar satışları telefon tuşları kullanılarak müşteri folyolarına işler.
Oda check-in olduğunda telefon otmatik olarak dış hatta açılır. Aynı durum check-out sırasında ters olarak işler ve telefon dış hat çıkışı iptal edilir.
Ülkemizde yeni gündeme gelen İnternet üzerinden telefon görüşmelerine (VoIP) tam destek verir. Kendi yarattığı 12k sinyali (Türk Telekomun kontür sinyali) sayesinde gerçek zamanlı ücretlendirme yapar.
e-House Keeping
RMOS House Keeping Modülü ile işletmenizdeki tüm house keeping faliyetlerini yönetebilirsiniz.
Rack ekranında odaların tümü görünür. Oda durumları (Boş temiz, boş kirli, c/in oda, c/out oda, dolu temiz, H/use oda, arızalı oda) ayrı renklerle ifade edilir. Bu ekran sayesinde tüm oda durumlarını görebilir ve odaların durumlarını değiştirebilirsiniz.
Rack ekranında gördüğünüz odaların oda durumları ile ilgi raporlar da mevcuttur.
İşletmedeki mevcut santralin uygun olması durumunda, maid'ler odada bulunan telefon tuşlarını kullanarak oda durumunu bilgisayar sistemine aktarırlar.
Yapılan tüm işlemler RMOS Front Office modülü ile entegre çalışır. Ön büro çalışanları anlık olarak oda durumlarını ekran üzerinden izlerler. Oda durumlarını kat, blok veya konumlarına göre ayırmak mümkündür.
RMOS House Keeping modülü ile;
Oda Durum Raporu
Temiz Odalar Raporu
Kirli OdalarRaporu
Arızalı Odalar Raporu
Blokaj Giriş Listesi
Ön Büro Fark Raporu
Maid Raporu alınır
2- Back Office (Arka Büro)
a- Genel Muhasebe
Muhasebe departmanı kendi içinde ve bağlı departmanları ile yaptığı işlevler açısından önemlidir. Zira kontrol departmanı olarak da bilinen bu departmanın diğer tüm birimlerden gelen bilgileri kontrol, takip ve günlük, aylık ve yıllık işletme durumunu ortaya koyma gibi bir sorumluluğu vardır.Bu yüzden sistem ihtiyacının en fazla olduğu birimdir.
Günümüzün artan maliyetleri nedeniyle tüm işletmeler maliyetleri ve işletme harcamaları konusunda oldukça hassas bir duruma gelmişlerdir. RMOS Back Office modülü Muhasebe ile işletmelerdeki bu departmanların raporlama ve kontrollerini maksimum seviyede yapacak şekilde dizayn edilmiştir. Buradaki amaç tamamıyla Muhasebe ve diğer departmanlar arasındaki evrak akışını parametrik olarak entegre kurulum ile ortadan kaldırmaktır. Yapılan sistem kuruluşlarında bir çok işletmenin bu konudaki memnuniyeti bunu göstermektedir. Zira sağlanan entegre ile muhasebe departmanı kayıt girişinden çok, işletmesinin gerekli kontrollerini, anlık ve ileriye dönük durumunu rahatlıkla yönetime sunabilmektedir.
Dinamik olarak çalışan ve teknolojiyi (internet, modem ) kullanabilen bir yapıya sahiptir. (EFT, Ödeme Planı vs. ) Yazılımın sağladığı bir çok kolaylıkla Satıcı, Acenta, Personel, Müşteri hesaplarının, ödeme planlarının, banka durumları ve çek hesapları gibi çok önemli kısımlardaki çalışmaları belirlenen parametrelere göre bilgisayardan alınması gibi yazılım kolaylıklarına " sahiptir.
Bütçeleme ile ileriye dönük işletme nakit akışında sağladığı doğru verilerle işletmeye büyük yararlar sağlamaktadır. Yazılım detaylarına ait ana hatlar şu şekilde sıralanabilir;
Çok şirketli muhasebe olarak çalışabilme, hesap planı girişi, fiş girişi, muhasebe fiş kontrolü, mizanlar, dövizli mizan, hesap izleme, yardımcı defter, kasa işlemleri, tablolar kanuni defterler, yevmiye defteri, defteri kebir, gelir tablosu, bilanço-gelirler, özel işlemler, muhasebe parametresi, şirketler arası mahsup transferi, çek/senet işlemleri, ileriye dönük bütçe yapmak için bütçe programı, yaşlandırmalı mizan ve ödeme planının bilgisayardan alınabilmesi, her türlü resmi defterlerin alınabilmesi, Müşteri, satıcı vs. tiplere göre fatura cari hesap mizanları, ödeme listeleri, vadeye göre ödeme planı ve dövizli takip yapabilme, muhasebe-ambar-banka-çek vs. tüm sisteme ait programla tam entegre çalışması özellikleri arasındadır.
b- F&B Cost Control
İşletmelerin yüksek maliyet oluşturan departmanlardan biriside F&B'dir. Günümüz de artan maliyetler nedeniyle işletmeler özellikle bu konuda oldukça hassas bir konumdadır.
Değişik satış şekilleriyle denense de, hala işletme içinde bu maliyetler çok sıkı bir şekilde kontrol edilmek istenmektedir. Ancak günümüz yazılımları bu konuda yeterli desteği verememektedirler.
Zira olay sadece aylık veya yıllık bir maliyet değil o akşam, gün, hafta veya bir gruba ait olabilmektedir. RMOS F&B ve Cost yazılımı ile işletmeye ışık tutabilecek özet, detay bilgiye ve raporlamaya ulaşmak mümkündür.
F&B departmanı için grup, toplantı, seminer çalışmalarynda anlık fiyat verebilme en zor olaylardandır. Zira menü oluşumu son maliyetlerin alınması zaman alıcıdır.
Ancak RMOS F&B ile bu sorun aşılmıştır. Önceden hazırlanmış menülere veya o anda istenen menülere göre konaklayan müşteriler, özel gruplar veya Welcome kokteyle kadar anlık maliyetler tek tuşla alınabilir. Mevcut işletme içerisinde kullanılan malzemelere göre departmansal veya malzeme bazında tek tuşla potansiyel cost alabilme en büyük özelliğidir.
Kullanılacak satış noktası tipi ne olursa olsun F&B-Cost- Ambar- Muhasebe- Ön büro entegrasyonu full olarak çalışır ve işletme içerisinde Oto Kontrol sistemi oluşmuş olur.
Detayları daha fazla anlatılabilecek olan F&B - Cost ile ilgili bazı başlıklar şu şekildedir; Reçete kodlarının açılması, Reçete detaylarının girilmesi işlemleri, Bar envanterleri, Koltukaltı departman kartları, malzeme kartı, ikram ve ödenmezlerin takibi. Aysonu cost raporlarının oluşması günlük, aylık, yıllık cost raporları, departman fark listeleri, günlük menülerden yiyecek, içecek günlük gelir-gider rakamlarına ulaşılmasını sağlar
Parametrik birim tanımlama, merkez departmanlar arası transfer işlemleri, envanter raporları, aylık veya anlık istenilecek özel banket ve menülere göre Aktif Reçete programını kullanarak kişi başı maliyet ve satış fiyatını anlık hazırlamak mümkündür, ileriye dönük menü malzeme ihtiyaç listelerinin hazırlanması, bir sonraki yıla ait bütçe çalışmalarının hazırlanması gibi daha bir çok fonksiyonu içermektedir.
c- Personel
Personel uygulaması işletmenin en önemli kısımlarından birisi olan Personel departmanı işletmeye giren ve çıkan personelin resmi evraklarının girişinin yapılabildiği, resmi dairelere belli periyotlarda gönderilmesi gereken evraklar olan dört aylık, işçi giriş ve çıkış bildirim listeleri, aylık SSK (Normal, emekli yabancı olarak) bildirgelerinin alınmasına uygunluk. Personel özlük bilgilerinin giriş imkanı, vizite kağıdı, eş ve çocuklar için vizite kağıdı gibi bir çok listeyi resmi kurum formatlaryna uygun alabilme.
Tüm yıllık personel bilgilerinin tutulması, çalışılan yıla ait istatistik personel bilgilerine ula?ma, yıllık olarak departmanlara aylara göre işe giren ve çıkan personele ait istatistik veriye ulaşabilme ve bu veriler sayesinde ileriye dönük bütçeleme yapmaya uygun veri iletebilme olanağına sahiptir.Çalışan ve geçmiş yıllarda ayrılan tüm personel kayıtlarına ulaşma ve personeli resimli olarak takip edebilme özelliği vardır. Tek ekranda çalışan ve ayrılan personele ait tüm verilere program özellikleri kullanılarak istenilen detaya göre rapor alabilme, personel performans değerlendirme çizelgesi ile personel verimliliğini takip edebilme ve kayıtlama rapor alabilme gibi bir alternatif çalışma mantığına sahiptir. Program mantığı kolay kullanım tek menüden bir çok veriye ulaşabilme ve güvenli raporlamaya dayanır.
d- Genel Ambar
İşletmeye alınan tüm malzemelerin takibinin yapıldığı ambar, muhasebe-satınalma-cost-F&B ile entegre çalışan bir bölümdür. Kullanım kolaylıkları ile tek tuşla tek ekrandan giriş yapılan malzemenin çıkışının yapılabilmesi, günlük işlenen tüm fatura ve irsaliyeleri görebilme, yeni açılacak cari kartın aynı ekrandan girilmesi gibi bir çok kolaylığa sahiptir.
Diğer yapılan işlemlere ait özellikler şu şekildedir ; Stok master kodlarının açılması, Stok hareket girişleri, Stok kartı, Stok giriş raporları, Stok çıkış raporları, Ay sonu raporlarının alınması, envanter dökümleri, yıllık raporların alınabilmesi, Ay sonu işlemleri, muhasebeleştirme işlemleri, stok ambar parametreleri ile direk mahsuplaştırma, stoklar, masraf departmanlarına ulaşım, tüm sistem ile tam entegre çalışması, kırtasiye olayını ortadan kaldırarak hızlı, sorunsuz ve isteğe göre her türlü rapor alabilme özelliği.
e- Satın Alma
Satın alma, faaliyetleri itibari ile çok dikkat edilmesi gereken ve araştırmaya yönelik zaman kavramlı bir olaydır. Bir çok işletme kendi içerisinde bulduğu çözümler ile çalışmaktadır. ( Excel - Word vs. )
RMOS Satın Alma diğer RMOS yazılımları ile entegre çalışan bir yazılımdır. Buradaki amaç işletmeye alınacak olan tüm ürün gruplarına ait fiyatların önceden girilerek, belirlenen tarih aralıklarında, istenilen malzeme gruplarına ait teklif analizinin direk son alış fiyatlarına göre sistemden alınması ve ilgili firmalara sistem aracılığıyla sipariş verebilme imkanı sağlamaktadır.
Ayrıca ambara malzeme girişinde verilen sipariş ile gelen malın fiyat ve miktar olarak sistemden kontrol edilebilme imkanı sağlar ki bu da işletme için en önemli avantajlar sağlamaktadır.
|
|